Actualiteiten
De Wet Open overheid (Woo) schrijft voor dat bestuursorganen in de begroting aandacht moeten gaan besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Hiermee wordt beoogd een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarrekening 2022. De openbaarheidsparagraaf Woo is hiermee zowel voor de jaarrekening als de begroting een afzonderlijke paragraaf.
Meer informatie actief openbaar maken
De gemeente Utrecht maakt al veel informatie actief openbaar. We gaan meer open documenten openbaar beschikbaar stellen, op basis van de wettelijke vereisten van de Wet open Overheid (Woo) (11 open documenttypen) en onze eigen ambities. Hierbij wordt als eerste gekeken naar de categorieën convenanten, klachten en beschikkingen. Daarnaast gaan we een opendocumentenplatform inrichten waar onze bewoners snel en laagdrempelig documenten van de gemeente Utrecht kunnen terugvinden.
Sneller beslissen op verzoeken
Het verzamelen van informatie kost de organisatie op dit moment veel tijd. We gaan bekijken of met inzet van nieuwe software gevraagde informatie adequaat en sneller kan worden verzameld. Een eerste stap is het verzamelen van gevraagde mails in Outlook. Daarnaast gaan we het gehele werkproces van de behandeling van Woo-verzoeken doorlichten om te verbeteren. Daarbij gaat het om het gemeentebreed inrichten een uniform werkproces met duidelijke verantwoordelijkheden en het positioneren van recordmanagers bij het zoeken naar informatie binnen een organisatieonderdeel. 
In 2022 werd 73% van de Woo-verzoeken afgehandeld binnen zes weken. Voor omvangrijke verzoeken geldt dat meer tijd mag worden genomen en kan door middel van deelbesluiten informatie worden verstrekt. Het doel is om in 2024 op meer Woo-verzoeken binnen zes weken te besluiten of een deelbesluit te nemen.
De structurele verbetering van informatiebeheer is randvoorwaardelijk om sneller en beter de gevraagde informatie in de organisatie te vinden en dus om het verzoek tijdig en juist af te handelen.
Structurele capaciteit en kwaliteit van informatiebeheer vergroten
Momenteel wordt in kaart gebracht welke rollen en capaciteit structureel nodig zijn om ons informatiebeheer op duurzame wijze te verbeteren. De structurele uitbreiding van capaciteit op informatiebeheer is van groot belang om te borgen dat openbaarheid op een juiste en duurzame manier wordt toegepast in onze organisatie. En daarmee aan de vereisten van de Woo te kunnen voldoen.
Daarnaast gaan we de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren door de inzet van nieuwe technische middelen voor het archiveren van e-mail en data uit applicaties die niet meer gebruikt worden beoordelen op bewaren of vernietigen. Ook de papieren (bouw)archieven worden beoordeeld op overdracht aan Het Utrechts Archief (HUA) of vernietiging.
Bewustzijn van openbaarheid in de organisatie vergroten
Vanuit het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer beogen we een gemeentebrede opleiding digivaardigheden vorm te geven en implementeren, waarbij openbaarheid een van de onderwerpen is. We willen dat medewerkers duidelijke handvatten en spelregels hebben hoe ze openbaarheid dienen toe te passen in hun werkzaamheden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om ‘open by design’ spelregels voor medewerkers die beleidsdocumenten opstellen en het toepassen van ‘professionele beleidsopvattingen’.
Beleidskader Openbaarheid opstellen
In 2024 gaan we van 2 categorieën de documenten actief openbaar te maken via het nieuwe dataplatform en gaan we de eerste werkprocessen inrichten volgens het sturingsprincipe Openbaarheid by design.