De uitdagingen waar we als organisatie voor staan zijn groot, óók de komende jaren, te denken valt aan schaarste (woningcrisis), afnemende middelen (Jeugdwet en Wmo), ambities (klimaat), Wet- en regelgeving (Wet open overheid) en het financiële ravijn in 2026. Dit heeft uiteraard gevolgen voor onze bedrijfsvoering en de keuzes die wij moeten maken in onze bedrijfsvoering. Voorgaande jaren hebben we al diverse stappen gezet: We werken bijvoorbeeld aan het versterken van de realisatiekracht ("Minder praten en meer doen" ) en daar hoort ook een zakelijke houding bij (" afspraak is afspraak" ). Voor 2024 hebben we vijf inhoudelijke speerpunten.
Inclusie en diversiteit
Het programma Inclusie en Diversiteit voor de organisatie heeft een strategie op basis van 3 pijlers:
Pijler 1: We werken aan een veilige inclusieve organisatie waarin al onze medewerkers
zichzelf kunnen zijn, gezien, gehoord en gewaardeerd worden, mee doen en denken en gelijke kansen krijgen en hebben. Dit doen we door inclusie, vooroordelen, uitsluiting en discriminatie bespreekbaar te maken en heldere normen voor sociale veiligheid te stellen en deze te handhaven.
Pijler 2: We zijn een diverse organisatie waar inwoners zich in herkennen en waar we de diversiteit aan kwaliteiten en achtergronden van medewerkers benutten. We werken hier blijvend aan door in te zetten op inclusieve werving en ons te richten op het behoud en de doorstroom van medewerkers.
Pijler 3: Door maatschappelijke sensitiviteit sluiten we in ons professioneel handelen (beleid en uitvoering) aan bij alle Utrechters. Dat betekent dat we alle inwoners gelijk behandelen én ongelijk investeren voor gelijke kansen. Dit doen we door versterking van het ambtelijke vakmanschap en door te sturen op inclusie bij onze partners in de stad.
Capaciteitsmanagement
Met het oog op de groei van de stad, een structureel verkrappende arbeidsmarkt en rekening houdend met de (ook op lange termijn) beschikbare financiële middelen, is het voor onze organisatie belangrijk om grip te houden op in-, door- en uitstroom van alle medewerkers. Met het opzetten van capaciteitsmanagement managen we de vraag naar, en het aanbod van, arbeid op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Zodat we beter kunnen sturen op de gewenste beschikbaarheid van interne en externe medewerkers, zowel kwantitatief als kwalitatief en met zicht op de kosten. Ook richten we ons om die reden op het bevorderen van doorstroom en het binden en boeien van medewerkers aan de organisatie.
Informatie op orde
Met het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer brengen we informatiebeheer op orde en zorgen we ervoor dat de gemeente voldoen aan de Wet open overheid. Dit meerjarig programma is gestart in 2022. Onderdelen ervan zijn het op orde brengen van ons informatiebeheer en het stimuleren van veilig, volledig en vindbare opslag van informatie. We zorgen voor opleiding van medewerkers in informatievaardigheden en vergroten de bewustwording van het belang van zorgvuldig beheer van informatie. Daarnaast verstevigen we toezicht op en handhaving van de afspraken over informatiebeheer in de organisatie. Het actief openbaar maken van informatie is ook onderdeel van het programma. In 2023 onderzoeken we de haalbaarheid van een digitaal bouwarchief. Op basis van de uitkomsten daarvan werken we daar verder aan in 2024. In juli 2023 heeft de gemeenteraad besloten dat het programma valt onder de Regeling risicovolle projecten.
In 2023 is gestart met het project Taak applicatie Juridische Processen. Het doel van dit project is dat alle processen bij Juridische Zaken, waarin met dossiers wordt gewerkt, ondergebracht gaan worden bij een nieuw systeem. Het nieuwe systeem zal door middel van een aanbestedingsprocedure aangeschaft worden.
Daarnaast wordt de verbetering van informatievoorziening onder de noemer van juridische kwaliteitsborging gerealiseerd via een nog te ontwikkelen systematiek. We zijn in september 2023 gestart met het verbetertraject en in mei 2024 is gepland het traject gereed te hebben.
Standaardisatie
Het programma De Utrechtse Standaard (DUS) ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het op hoog tempo tot stand brengen van professionele gemeentebrede standaarden, en het implementeren en borgen in een continu verbetercyclus.
Dat gebeurt door voortdurend vanuit klantperspectief dienstverlening te verbeteren en verspillingen in werkprocessen te verwijderen, en druk te zetten op de organisatie als houding en gedrag ons in de weg zitten. Door te werken vanuit eenduidige standaarden worden verschillen die geen waarde toevoegen opgeheven en verbeteren we de interne samenwerking.
Sturen en verantwoorden
In 2023 heeft de gemeenteraad de Beleidsnota standaard voor de beleidscyclus en een nieuwe programma-indeling vastgesteld. Daarmee is meer samenhang gebracht in de verschillende sturingsmechanismen (begrotingscyclus en beleidscyclus), zodat de kaderstelling door de gemeenteraad verbetert en een betere controle van beleid mogelijk wordt. De interne sturing (managementcyclus) sluit hierop aan. Het komende jaar werken we aan de implementatie van de standaard en de verbetering van de informatie in de begrotingscyclus, waaronder ook de meerjarenprogramma’s zoals het Meerjarenprogramma Ruimte (MPR) en het Meerjarenprogramma Utrechts Vastgoed (MPUV).